Есть простое армейское понятие. Каждая вещь имеет свой срок службы. Есть перечень предметов, которые необходимы для выполнения трудовой деятельности чиновника. Всё это можно внести в не сложную компьютерную программу. Чиновничьи потребности одинаковы во всех регионах России (во всяком случае, должны быть такими). Вот пусть и смотрят снабженцы в областях и городах, что им положено, когда, по какой цене. За одну миллиардную долю тех средств, которые чиновники разбазаривают по стране, любая компьютерная конторка напишет такую программку с большим удовольствием.